THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI TỈNH ĐỒNG THÁP

Với chức năng, nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Tỉnh theo quy định của pháp luật. Trong thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, thuộc Sở Nội vụ đã nỗ lực cố gắng vừa kiện toàn, củng cố tổ chức bộ máy, tăng cường về số lượng, kết hợp nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ.
            Hàng năm, chủ động tham mưu lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quyết định của Ủy ban nhân dân Tỉnh; hướng dẫn nghiệp vụ, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh, qua đó góp phần vào công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đã có nhiều chuyển biến tích cực, khối lượng tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử được nâng lên cả về số lượng và chất lượng. Hiện tại, đã tiếp nhận và lưu trữ 2.147,79 mét giá tài liệu gồm 179 phông tài liệu hình thành từ năm 1956 - 2022 (tăng 932,01 mét so với số liệu 05 năm trước) chiếm phần lớn tài liệu của cấp huyện nộp vào  làm phong phú thành phần Phông lưu trữ ở địa phương, phục vụ tốt hoạt động quản lý, điều hành của các cấp ủy Đảng và Chính quyền tỉnh Đồng Tháp, góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung cũng như sự phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh nhà nói riêng.  

(ảnh hiện trạng Kho lưu trữ trữ Tỉnh)

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện, thành phố trên địa bàn Tỉnh cũng gặp những khó khăn nhất định:

- Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống qua các thời kỳ, sau khi chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính, cơ quan, đơn vị chưa xử lý dứt điểm, do ảnh hưởng kinh phí nên phải thực hiện nhiều năm dẫn đến nộp lưu chậm.

- Chưa có chế tài xử lý căn cơ việc chậm giao nộp tài liệu vào Lưu trữ, vẫn còn cơ quan, tổ chức quan tâm chưa sâu sát và trách nhiệm của người đứng đầu thiếu sự quyết tâm đối với công tác lưu trữ.

- Đa số người làm công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức có trình độ chuyên môn khác chỉ được tập huấn nghiệp vụ lưu trữ; nơi có bố trí người đúng chuyên môn thì lại hạn chế số lượng và thường xuyên thay đổi nhân sự nên không thể nào chỉnh lý khối tài liệu lớn tích đống kéo dài trong quá khứ để đủ điều kiện nộp vào Lưu trữ lịch sử đúng với quy định về thời hạn nộp lưu.

Để công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sữ hiệu quả, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, nhất là đối với cấp huyện, thành phố, cần nghiên cứu, tham khảo các giải pháp để đồng hành, phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ trong công tác thu thập, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, thực hiện tốt các nội dung:

- Chủ động trao đổi chuyên môn nhằm đẩy nhanh tiến độ tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong công tác thu thập tài liệu trong thời gian qua.

- Có kế hoạch tăng cường, củng cố nhân sự nội bộ tập trung công tác thu thập, chỉnh lý và bố trí kinh phí thực hiện hoàn thành khối lượng tài liệu tồn động, tích đóng.

- Tiếp tục quán triệt để nội bộ cơ quan, tổ chức có nhiều cán bộ, công chức, viên chức nắm sâu nội dung Luật lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp và các văn bản quy định về công tác văn, thư lưu trữ mọi người trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cùng nhau thực hiện, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm toàn phần vào những người làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện nghiêm túc quy trình thủ tục, thời gian giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và giữ ổn định nhân sự chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Nếu giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử sẽ góp phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu tổ chức khai thác đáp ứng nhu cầu hoạt động điều hành của cơ quan, tổ chức và phục vụ toàn xã hội nghiên cứu./.

Thùy Giang, Trung tâm LTLS