CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ TRÊN PHẦN MỀM IDESK

Hình ảnh 1 nguồn internet

1. Mục tiêu của công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk

Căn cứ Nghị quyết 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của BCHTW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025 định hướng đến 2030 và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025, theo đó mục tiêu hướng tới “tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được tạo lập là điện tử, tối thiếu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào lưu trữ lịch sử…”

Trên cơ sở các văn bản quy định của pháp luật nêu trên và căn cứ Kế hoạch số 52/KH-UBND ngày 21/02/2024 của Ủy ban nhân dân Tỉnh về chuyển đổi số tỉnh Đồng Tháp năm 2024; Kế hoạch số 337/KH-UBND ngày 23/10/2023 của Ủy ban nhân dân Tỉnh về cải thiện chỉ số chuyển đổi số (DTI) tỉnh Đồng Tháp; Kế hoạch số 907/KH-SNV ngày 29/03/2024 của Sở Nội vụ về chuyển đổi số tại Sở Nội vụ năm 2024. Sở Nội vụ cũng hết sức chú trọng việc xây dựng và ban hành các quy định nội bộ, hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt là ứng dụng chữ ký số, công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk, đồng thời tổ chức tập huấn về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác này được triển khai áp dụng đồng bộ trong toàn tỉnh. Đưa chỉ tiêu đánh giá hiệu quả về công tác lập hồ sơ điện tử và bàn giao (nộp) hồ sơ điện tử vào lưu trữ Cơ quan vào đánh giá công chức, viên chức cuối năm, qua đó đánh giá kết quả thực hiện, thành tích đạt được của từng cá nhân, từng bước giúp nâng cao chất lượng hồ sơ công việc được lập và bàn giao (nộp) vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

 2. Trực trạng công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở các lĩnh vực, tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử đã phát huy ưu điểm vượt trội so với tài liệu giấy. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận được thông tin trong văn bản và ít phụ thuộc vào thời gian, không gian; thuận tiện tra tìm, nghiên cứu, liên kết thông tin; chuyển phát thông tin nhanh chóng; tiết kiệm giấy, mực, kho tàng bảo quản, công sức của con người… Tuy nhiên, loại hình tài liệu này cũng bộc lộ những hạn chế một số khó khăn, cần được quan tâm cả về thực tế sử dụng và chính sách quản lý. Theo Báo cáo tổng kết thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Bộ Nội vụ khẳng định, hầu hết các cơ quan chỉ quản lý văn bản đi, đến thông qua hệ thống phần mềm, chưa thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo quy định. Riêng đối thực trang việc lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk trên địa bàn Tỉnh từ khi vận hành đến nay còn bất cập, đơn cử như:

- Thứ nhất, phần mềm iDesk, các thiết bị lưu trữ chưa đáp ứng quy định của Chính phủ và nghiệp vụ chuyên môn khoa học. Mặc dù thông tin bằng văn bản vẫn có thể cung cấp cho người lãnh đạo và các bộ phận quản lý một cách nhanh chóng, với độ tin cậy cao. Tuy nhiên, vì không đảm bảo đáp ứng về nguyên tắc, yêu cầu khi thiết kế hệ thống; yêu cầu đối với chức năng của hệ thống; yêu cầu về quản trị hệ thống; thông tin đầu ra của hệ thống; chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống nên tài liệu điện tử được lập hồ sơ không đảm bảo yêu cầu và chất lượng. Hồ sơ, tài liệu điện tử khó có thể đảm bảo để được đưa vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử xét cả về mặt nghiệp vụ và mặt công nghệ tin học.

- Thứ hai, thói quen không lập hồ sơ giấy hoặc lập hồ sơ giấy không đảm bảo yêu cầu, chất lượng của nhiều cán bộ, công chức, viên chức chưa được sửa đổi. Khi giải quyết công việc, các thao tác xử lý văn bản, tài liệu và lập hồ sơ không được bắt buộc thông qua phần mềm iDesk cũng dễ khiến cán bộ giải quyết công việc bỏ qua, và chỉ tập trung vào việc giải quyết nội dung của văn bản. Như vậy, công việc vẫn được giải quyết, có thể vẫn đảm bảo tiến độ, thời gian, chất lượng, hiệu quả. Nhưng mặt hạn chế là hồ sơ điện tử không được lập hoặc được lập nhưng không đảm bảo yêu cầu và chất lượng. Nguy cơ lớn hơn khi so sánh với loại tài liệu giấy ở chỗ: tài liệu giấy không được lập hồ sơ thì có thể còn lại ở tình trạng “tồn đọng”, “tích đống”. Tài liệu điện tử thì sao? Các thiết bị điện tử như máy tính của mỗi người, khó có thể biết được tài liệu đang được quản lý như thế nào?

- Thứ ba, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm iDesk đã được đầu tư, nhưng còn hạn chế. Trong khi chưa bố trí nâng cấp, bổ sung được các tính năng phần mềm hoàn thiện, có chức năng lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ thì vẫn có thể sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả trong quá trình phát hành văn bản đi, tiếp nhận văn bản đến, giải quyết công việc và theo dõi giải quyết công việc, thậm chí lập hồ sơ điện tử theo kiểu lưu các file văn bản trong các folder của máy tính. Cán bộ, công chức, viên chức vẫn có thể giải quyết công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng. Nhưng mặt hạn chế nhất là hồ sơ điện tử không được lập hoặc được lập nhưng không đảm bảo yêu cầu và chất lượng.

3. Một số đề xuất đối với công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk

Hình ảnh 2 nguồn internet

Để góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu chuyển đổi số của tỉnh Đồng Tháp theo chủ trương của Đảng, Chính phủ và thực hiện hoàn thành nội dung cam kết với Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh về sáng kiến trong lãnh đạo, điều hành, phục vụ nhân dân đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời giải quyết thực trạng nêu trên. Đề xuất các cơ quan, đơn vị và địa phương tiếp tục thực hiện một số nội dung sau:

- Một là, đề xuất Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu hoàn thiện hành lang pháp lý về công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk theo Luật Lưu trữ năm 2024 và đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử. Cũng như kiến nghị cấp có thẩm quyền xây dựng văn bản hướng dẫn chi tiết về các nội dung như: giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ số; thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; huỷ tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị; quy định về kho lưu trữ số;….

- Hai là, cần chú trọng, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, nhất là người đứng đầu cơ quan, đơn vị về vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk. Xác định việc thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk là một nhiệm vụ trọng tâm, là trách nhiệm của các cấp ủy đảng, chính quyền và cá nhân.

- Ba là, cần xử lý dứt điểm tình trạng tồn đọng tài liệu truyền thống, nhất là tài liệu giấy. Để thực hiện số hóa tài liệu, trước tiên phải giải quyết tốt việc thu thập, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu truyền thống. Bởi lẽ, tài liệu giấy là nguyên liệu để hình thành tài liệu lưu trữ ở dạng số hóa.

- Bốn là, tiếp tục đầu tư thỏa đáng cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị để thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk một cách đồng bộ, hướng tới “Lưu trữ số”.

- Năm là, tiếp tục quan tâm, chú trọng việc đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm iDesk, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức nói chung và người làm công tác lưu trữ nói riêng về vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử trong xu thế phát triển hiện nay.

- Sáu là, cần có chế tài để tất cả cán bộ, công chức, viên chức chấp hành công việc lập hồ sơ; có cơ chế, chính sách phù hợp, thỏa đáng nhằm khích lệ, động viên người làm công tác lưu trữ luôn luôn nêu cao tinh thần dám nghĩ, dám đề xuất, dám làm, dám chịu trách nhiệm./.

                    Ngọc Hạ - Phòng TH và QLVTLT, Sở Nội vụ