Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 21/4/2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh Đồng Tháp về tăng cường thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư

(Hình ảnh tài liệu được bảo quản trong Kho Lưu trữ lịch sử Tỉnh)

Theo đó Chủ tịch Ủy ban nhân nhân dân Tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện cấp bách một số nhiệm vụ sau:

- Quán triệt và chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và các quy định khác có liên quan.

- Chịu trách nhiệm trong việc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ.

 - Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Chỉ đạo các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức khẩn trương chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Thực hiện thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện đang bảo quản tại cơ quan, đơn vị và trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Lưu trữ điện tử cơ quan. Tài liệu, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức nào thì phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó (thống kê riêng theo nhóm: tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành), thời gian hoàn thành trước ngày 15/5/2025.

- Tổ chức nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý tài liệu khác cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy (đối với các sở, ban ngành tỉnh hoàn thành trước ngày 30/7/2025; đối với UBND các huyện, thành phố thời gian hoàn thành trước ngày 30/5/2025).

Riêng đối với tất cả tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý đến khi bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, hoàn thành trước ngày 30/5/2025.

- Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ thống kê, xác định số lượng tài liệu và khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo. Trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Chủ động bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực cần thiết và các điều kiện bảo đảm khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy, hoàn thành trước ngày 30/4/2025.

-  Đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

-  Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Ưu tiên nguồn lực của các cơ quan, đơn vị, địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ, việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan trên cơ sở hướng dẫn nghiệp vụ tại Công văn số 851/BNV-VTLTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ.

-  Thực hiện hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền thực hiện các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại cơ quan, đơn vị, địa phương để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới cần kịp thời chỉ đạo: Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó./.

Xem chi tiết Chỉ thị số 03/CT-UBND tại đây.

Ngọc Hạ - Phòng CCHC&LT, Sở Nội vụ